Datenschutzerklärung

Version 2026-09-11-v1 · Stand: 11.09.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
ELMACO, Marco Thiele
Anrather Straße 113
47877 Willich
E-Mail: info@clappo.de
Telefon: +49 2154 8886881

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb des Portals
• Authentifizierung und Absicherung Ihres Zugangs
• Verwaltung und Abwicklung von Bildfreigabe-Prozessen
• Kommunikation mit Ihnen im Rahmen der Portal-Nutzung
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

3. Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Portal-Nutzung verarbeiten wir folgende Daten:

• Kontaktdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle im Portal
• Zugangsdaten: Passwort-Hash (nicht das Passwort selbst), Session-Token, Login-Zeitstempel
• Nutzungsdaten: Von Ihnen hochgeladene oder bearbeitete Bilder, Kommentare, Freigabestatus, Aktivitätsprotokoll
• Technische Daten: IP-Adresse (nur temporär zur Missbrauchsabwehr, siehe Punkt 6), Browsertyp, Betriebssystem

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Portal-Zugang)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Gesetzliche Verpflichtung (z.B. Handels- und Steuerrecht)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (z.B. für optionale Funktionen)

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. 6/10 Jahre nach HGB/AO) es vorschreiben.

Nach Vertragsende werden Zugangsdaten deaktiviert und projektbezogene Daten regelmäßig endgültig gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

6. IP-Adressen und Sicherheit

Zur Abwehr von Angriffen (z.B. Brute-Force auf Login) werden IP-Adressen kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten. Diese Daten werden nicht persistent gespeichert und automatisch nach spätestens einer Stunde vergessen.

Für die Fehleranalyse setzen wir Sentry ein. Dabei werden ausschließlich anonymisierte Kennungen (User-UUID + Rolle) sowie technische Fehlerdaten übertragen. Personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse oder IP werden nicht an Sentry übermittelt. Sentry wird in der EU (Frankfurt) gehostet.

7. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen folgende Dienstleister auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) ein:

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Germany
• Datenbank/Storage: Supabase (EU-Region)
• Fehler-Monitoring: Sentry (functional.software Inc., Server-Standort EU/Frankfurt)

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte formlos an die in Punkt 1 genannte E-Mail-Adresse.

9. Cookies und Session-Speicher

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung. Es werden keine Tracking-Cookies, kein Werbe-Tracking und keine Analyse-Tools eingesetzt.

10. Kontakt und AGB

Weitere Informationen zu den vertraglichen Grundlagen finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.